Excel is niet het probleem
Bijna ieder bedrijf werkt met spreadsheets, en daar is niets mis mee. Excel is flexibel, vertrouwd en vaak de snelste manier om informatie te organiseren. Een planning, een klantenoverzicht of een lijst met bestellingen is zo gemaakt. Maar naarmate een bedrijf groeit, groeit zo’n bestand vaak mee. Er komen kolommen bij, extra tabbladen, formules en uitzonderingen. Tot het moment waarop niemand meer precies weet hoe alles samenhangt.
De eerste signalen zijn meestal herkenbaar. Dezelfde gegevens worden overgenomen in de planning, de offerte en de factuur. Er is één collega die precies weet welke formules absoluut niet mogen worden aangepast. En ergens op de gedeelde schijf staan drie versies van ‘planning definitief’, waarvan niemand zeker weet welke de juiste is.
Op dat moment kost het beheren van de informatie soms meer tijd dan het werk waarvoor die informatie bedoeld was.
Begin klein, denk vooruit
De verleiding is groot om meteen alles te vervangen door één compleet softwaresysteem. Maar dat is zelden nodig. Vaak begint de grootste verbetering bij een terugkerende handeling die onnodig veel tijd kost of regelmatig fouten veroorzaakt.
Dat kan een planning zijn die dagelijks wordt aangepast, een bestelformulier dat handmatig wordt verwerkt of een overzicht dat verschillende medewerkers moeten bijhouden. Door juist dat onderdeel te verbeteren, wordt snel duidelijk wat automatisering kan opleveren.
Het voordeel van een eigen tool is dat deze kan worden ingericht rondom de manier waarop uw bedrijf werkt. Niet met alle functies die een standaardpakket toevallig aanbiedt, maar met de mogelijkheden die daadwerkelijk nodig zijn. En wanneer uw behoeften veranderen, kan de software meegroeien.
Eerst ervaren, dan beslissen
Bij Fabricaide begint zo’n traject niet met een uitgebreide technische specificatie. U laat ons zien hoe u nu werkt, welke informatie u gebruikt en waar het proces vastloopt. Op basis daarvan ontwikkelen we een eerste werkende demo, waarin uw eigen voorbeelden en werkwijze herkenbaar terugkomen.
In plaats van te moeten bedenken hoe een toekomstige applicatie eruit zou kunnen zien, kunt u er direct zelf doorheen klikken. U ontdekt wat werkt, wat ontbreekt en welke aanpassingen nodig zijn. Pas wanneer duidelijk is wat de oplossing moet worden, maken we een offerte.
Zo wordt de stap van Excel naar maatwerksoftware een stuk kleiner. Niet door alles in één keer anders te doen, maar door te beginnen waar de meeste winst te behalen valt.
Niet alles hoeft software te worden
Een spreadsheet die prima functioneert, hoeft niet vervangen te worden. De vraag is niet hoeveel Excel-bestanden uw bedrijf gebruikt, maar hoeveel tijd en aandacht het kost om ze actueel en betrouwbaar te houden.
Soms is een eenvoudige verbetering voldoende. Soms blijkt één kleine applicatie het begin van een veel slimmer werkproces. Het belangrijkste is dat software het werk ondersteunt, in plaats van andersom.